El FAX, està obsolet?


En l’actualitat l’ús del fax disminueix en favor d’internet i el correu electrònic (per a què imprimir i enviar per fax un document, si el fitxer es pot enviar com a arxiu adjunt?).

Però, tot i així, són moltes les companyies que encara mantenen serveis de fax i, emprenedors i petites empreses, sovint es troben amb l’urgència d’aquest servei.

És àmpliament usat en sanitat i l’advocacia (amb legions d’expedients encara en paper), finances, les companyies d’assegurances i administradors de finques (propostes, parts amistosos d’accidents, factures, notes a mà d’inspectors i perits…) entre d’altres.

Al fax se li concedeix valor legal i presenta l’avantatge de no ser crackeable.

Amb l’ànim d’il·lustrar una mica més aquesta entrada, us deixo amb uns enllaços força interessants respecte a l’ús del fax:

Toca cada document només una vegada


Toca cada document només una vegada.

Aquest és un gran truc d’administració del temps; tocar cada paper un sol cop.

Pren una decisió sobre el seu procés la primera vegada que el prens en les teves mans, o l’ arxives, o el llences. Si ho aconsegueixes, immediatament notaràs que el temps que dediques a cercar coses entre piles de papers disminueix considerablement.

Tip de Magazine Organizarte

el Saluda


El “Saluda” és un escrit breu que s’usa per a transmetre notificacions, invitacions, felicitacions i, en general, qualsevol tipus de comunicació de caràcter cerimoniós.

A efectes pràctics, se sol fer servir el paper tipus DIN A4, tot i que, tradicionalment s’ha d’usar paper de mida quartilla, de molt bona qualitat i de color blanc, marfil o gris pàl·lid.

Aquest escrit, té certes particularitats que el distingeixen d’altres tipus de comunicats usuals en el món empresarial:

  • No va signat per a la persona que el remet.
  • La redacció és en tercera persona.
  • No figura l’adreça del destinatari.
  • Té un format establert.

A la capçalera hi ha d’anar el càrrec o el nom complert de la persona que el remet i, tot seguit ha de figurar la paraula “SALUDA”, centrada i destacada amb una lletra de mida més gran que la resta del text i, en molts casos, de diferent tipus.

En el cos del document, escriurem el nom de la persona a qui va adreçat, també centrat i diferenciat. Tot seguit, s’exposa el motiu de la comunicació.

El tancarem amb el nom i cognoms del remitent i una frase cortès, del tipus “i aprofita l’avinentesa per oferir-li la seva consideració més distingida”. Finalment, hi escriurem la localitat i la data.

Al peu de l’escrit, indicarem els telèfons on poden confirmar l’assistència i, si s’escau, la etiqueta que s’exigeix en el vestit, com ara vestit fosc, de jaqué o còctel.

Personalment, el “Saluda” m’agrada especialment perquè resulta molt pràctic a tots els efectes i el recomano per altres tipus de comunicats com ara de reclamació d’honoraris o canvis de dades de contacte, com de números de telèfon i adreces professionals. El seu text breu i concís, no permet cap mena de dubte i, com que no necessita la signatura de qui ho remet, resulta molt còmode tant per el/la professional com per el seu secretari o secretària en avançar la tasca.

Model de SALUDA

Un client descontent


He trobat a la xarxa aquest escrit digne de tota mena de comentaris. El  comparteixo amb vosaltres amb la recomanació i exemple del que cal evitar en escriure qualsevol carta de reclamació. Això si, el descontent de l’emisor queda ben palès.  😉

L’e-document


El document electrònic és tota la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i de tractament diferenciat.

Les eines que fem servir per la seva gestió, han de garantir l’existència, l’origen, la integritat al llarg del temps i l’evidència jurídica en aquells casos que sigui necessari.

Si tenim en compte l’amplíssim ventall de formats existents que poden fer molt complicada la recuperació del contingut dels documents al llarg del temps, així com el conjunt de caràcters (code pages) relacionada amb el llenguatge, el programari i maquinari utilitzats, el més aconsellable és seguir una estratègia lligada a guardar e-documents en formats com més estàndards millor en cada moment, i disposar d’eines de migració/conversió certificades per poder anar actualitzant la informació perquè sigui accessible a mitjà i llarg termini, depenent del cicle de vida del document.

El valor jurídic

Els aspectes jurídics que ens permeten garantir l’evidència de l’e-document i amb el mateix valor que un document físic signat manualment, son:

  • La integritat de l’e-document: és una propietat del document que ens garanteix que no ha estat modificat respecte al seu contingut original.
  • Autenticació de l’e-document: és un control de seguretat informàtica que ens permet comprovar la identitat d’una persona que s’ha identificat prèviament, i que ens en garanteix l’origen. Els mecanismes d’autenticació es poden agrupar en aquests tres tipus:
    • Mecanismes que es basen en una dada coneguda per l’entitat: contrasenyes, números d’identificació d’entitats financeres…
    • Mecanismes que es basen en un element posseït per l’entitat: certificats electrònics, targetes amb banda magnètica…
    • Mecanismes que es basen en alguna característica fisica o del comportament de l’entitat, anomenats procediments basats en biometria: la geometria facial o l’emprenta dactilar…
  • Imputació de l’autoria de l’e-document: és un mecanisme que té la finalitat d’evitar que una persona pugui negar i repudiar que va produir o enviar un document o missatge.
  • El suport i la perdurabilitat de l’e-document: s’ha de guardar en alguna mena de suport, que és lògicament diferent del document mateix, i cal preservar-lo amb seguretat o el seu valor com a prova disminueix o desapareix.
  • Les còpies de l’e-document: el document original electrònic i les seves còpies han de ser indistingibles. Hi ha dues opcions: còpia simple informativa i còpia autèntica electrònica des de paper (compulsa) o des de format electrònic.
  • Els efectes i la prova de l’e-document: els efectes dels documents electrònics queden condicionats a la seva verificació, en especial de la signatura, i posterior acceptació del destinari.
  • La preservació de l’e-document: permet determinar el responsable de les manifestacions de voluntat i altres actes jurídics emesos, així com disposar d’una prova judicial equivalent a la prova documental del món físic, mitjançant l’obtenció, emmagatzematge, divulgació i comprovació d’evidències irrefutables (servei d’evidència electrònica)

 La confidencialitat dels e-documents

Els mecanismes pels quals es garanteix que el contingut del document no sigui visible per altres usuaris, s’implementa des de dos vessants: gestió d’usuaris i permisos d’accés a la informació, i els mecanismes d’encriptació/xifratge de la informació en format electrònic.

Per al xifratge de la informació s’utilitzen solucions de maquinari o programari que codifiquen, de forma automàtica, tota la informació continguda a l’històric d’e-documents, de tal manera que només és accessible mitjançant les aplicacions homologades i que estan sota el control dels responsables del servei.

També s’ha d’implantar una eina que vetlli per la bona salut del sistema enfront de possibles infeccions de virus informàtics, o sigui que el sistema ha d’estar dotat d’una bona solució d’antivirus.

 La normativa

Llei 59/2003 de Signatura electrònica

Article 3. Signatura electrònica i documents signats electrònicament.

  • La signatura electrònica és el conjunt de dades en format electrònic, consignats juntament a altres o associats amb ells, que poden ser utilitzats com a mitjà d’identificació del signant.
  • La signatura electrònica avançada és la signatura electrponica que permet identificar el signant i detectar qualsevol canvi posterior de les dades signades…
  • Es considera signatura electrònica reconeguda la signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i generada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura.
  • La signatura electrònica reconeguda tindrà respecte de les dades consignades en format electrònic, el mateix valor que la signatura manuscrita en relació amb les consignades en paper.

Llei 56/2007 de Mesures d’Impuls a la Societat de la Informació:

  • En matèria de facturació electrònica, l’article 1 estableix l’obligatorietat de l’ús de la factura electrònica en el marc de la contractació amb el sector públic estatal en els termes que ees precisen a la llei reguladora de contractes del sector públic, defineix el concepte legal de factura electrònica i preveu actuacions de complement i per aprofundir en l’ús de mitjans electrònics en els processos de contractació.
  • S’estableix l’obligació de les empreses de determinats sectors, amb especial incidència en l’activitat econòmica (entre d’altres, companyies dedicades al subministrament d’electricitat, aigua i gas, telecomunicacions, entitats financeres, asseguradores, grans superfícies, transports i agències de viatges), de facilitar un mitjà d’interlocució telemàtic als usuaris dels seus serveis que compten amb certificats reconeguts de signatura electrònica.

Llei 11/2007 d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics:

  • El servei al ciutadà exigeix consagrar el seu dret a comunicar-se amb les administracions per mitjans electrònics. La contrapartida d’aquest dret és l’obligació de les administracions de dotar-se dels mitjans i sistemes electrónics perquè aquest dret pugui exercir-se.

Llei 30/2007 de Contractes del Sector Públic

  • Disposició addicional dinovena. Ús de mitjans electrónics, informàtics i telemàtics en els procediments regulats en la llei.
  • Els mitjans electrònics, informàtics i telemàtics utilitzables hauran de ser no discriminatoris, estar a disposició del públic i ser compatibles amb les tecnologies de la informació i de la comunicació d’ús general.

 Font: www.cambrabcn.org

Idees per l’arxiu del e-correu i altres documents


Aquests dies m’ha impressionat veure una safata d’entrada de correu electrònic amb més de 9.400 missatges… NOU MIL !!!

L’ advocada  ha pogut veure la meva cara d’incredulitat… “és que els guardo com a prova” ha provat d’explicar-se.

Intento d’entendre-ho: Molts som conscients de la importància del correu electrònic, i més en l’àmbit professional ja que ha deixat de ser un simple suport per a l’enviament d’informació i s’ha convertit en una eina per compartir informació, comunicar desicions, bescanviar dades de clients i col·laboradors, remetre documents de treball i un llarg etc.

Però…

Imagineu la bústia de casa vostra. L’obriu i recolliu el correu postal: avui poques cartes, moltes factures, uns quants fulletons de propaganda de la pizzeria, del xinès, de la ferreteria… (vaja! de postals fa temps que no en rebem cap).  Esparraqueu els sobres i treieu els documents per fer-ne la lectura i… tot seguit, els torneu a posar dins els sobres i tot el feix de papers el torneu a ficar dins la bústia. I així l’endemà, i l’altre, i l’altre…

No ho feu pas això, oi? Estic segura que deixeu la bústia buida i que la propaganda ja no puja a casa vostra, sinó que la tireu directament a la paperera al costat de l’ascensor. Un cop a casa, llenceu els sobres i deseu o arxiveu els documents al lloc que li corresponen. Si?

Doncs… Per què no seguim una pauta similar amb el correu electrònic?

Potser no creiem important una bona gestió del e-correu? o és que no hem sabut establir unes pautes per enviar, gestionar i preservar la informació que conténen els e-correus?

En aquest sentit, és molt important determinar quins missatges hem de conservar perquè estan relacionats directament amb un assumpte del despatx i serveixen per documentar les activitats i operacions i evitar guardar els missatges utilitzats per remetre comunicacions informals o informacions transitòries o dels quals nomès ens interessa guardar el document adjunt que conté.

Les bones pràctiques en l’ús del correu electrònic recomanen:

  1. Utilitzar la línia d’ “Assumpte” per descriure amb claretat i concisió el tema del missatge. Altrament dit, “hola” no és text per un assumpte.
  2. Remetre un únic missatge per assumpte. Si tenim moltes coses a dir al mateix destinatari, millor enviar tants mails com assumptes a tractar.
  3. Respondre un mail conservant el text de l’anterior missatge per tal de facilitar al destinatari el contingut del missatge original.
  4. Utilitzar la llibreta d’adreces per emplenar el contingut del camp “Per a”. D’aquesta manera, apareix automàticament el nom del destinatari a la safata d’elements enviats i es poden localitzar més fàcilment.
  5. Organitzar els missatges de la safata d’entrada en diferents carpetes seguint un criteri lògic, senzill i uniforme. Evitem així tenir una safata d’entrada plena de missatges referits a molts i diferents temes.
  6. Aplicar regles de missatge: aquèlles accions que es basen en alguna de les propietats del missatge per filtrar mails, guardar-los en subcarpetes específiques, reenviar-los a una tercera persona, etc.
  7. Si un missatge només te una informació puntual (convocatòria de reunió, cita personal, dades de contacte…) anotar aquesta informació on correspon (agenda, base de dades…) i eliminar el missatge.
  8. Si d’un missatge no interessa el seu contingut, sinó únicament el document adjunt, guardar aquest document a la carpeta que li correspon de l’ordinador personal o del servidor local i eliminar el missatge.
  9. Establir un sistema d’emmagatzamatge dels missatges electrònics (dins la xarxa local o en suport extern) quan ja no es necessitin per la gestió diària perquè un assumpte específic ja està arxivat o conclús o perquè ha transcorregut un periode de temps determinat)

El mètode TRAF

Hi ha diversos mètodes per a facilitar el maneig d’informació. Un exemple és el mètode TRAF (acrònim de les inicials en anglès de les quatre accions bàsiques en què consisteix), i que justament té com a objectiu optimitzar el “TRÀFic” d’informació que passa per davant nostre.

Aquest senzill mètode comença per identificar les principals àrees d’interès de l’individu en el moment present i proposa dur a terme només una de les quatre possibles accions, cada vegada que rebem un input d’informació:

  • Tirar (toss): Tirar a la paperera l’input si no està directament relacionat amb una de les àrees d’interès actual. Es tracta, doncs, de renunciar a la tendència natural a acumular informació “per si cas”, que es transforma normalment en munts de papers o documents digitals que, en no estar convenientment organitzats i classificats, resulten totalment introbables quan realment es necessiten.
  • Remetre (refer): Remetre la informació rebuda a qui considerem que li pugui interessar dins el nostre entorn. Aquest, al seu torn, ja determinarà què pot fer amb l’input remès i eliminar seguidament el missatge.
  • Actuar (act): Actuar sobre la informació rebuda que es relaciona directament amb les àrees d’interès en què estem treballant actualment. Òbviament, això no significa que deixem de fer el que estàvem fent quan vam rebre aquest missatge, sinó que es tracta de posar el missatge rebut en una safata prioritària destinada a allò que requereix la nostra atenció a curt termini.
  • Arxivar (file): Arxivar tots els inputs que resulten rellevants per a alguna de les nostres àrees d’interès. Així mateix, perquè aquest arxiu resulti útil, s’ha de basar en una classificació ben organitzada i depurar-ne el contingut amb regularitat (res no s’ha d’arxivar a perpetuïtat).

L’art de la paperera

Si heu estat prou atents, haureu comprovat que moltes de les recomanacions passen per eliminar l’input, sigui missatge e-correu o document. Sovint guardem documents i/o diverses informacions tant en paper com digitals a dojo i, més que aconsseguir un arxiu ben documentat i de profit, el que tenim és un magatzem caòtic.

Per determinar si necessitem guardar un document, podem fer-nos aquestes preguntes:

  1. Requereix cap acció per la meva part? Si la resposta es no, arxivem-lo o tirem-lo immediatament.
  2. Seria difícil obtenir aquesta informació altra vegada? El tenim a l’ordinador o a Internet? Tenim l’orginal en un altre lloc? És necessari mantenir una còpia impresa si ja la tenim a l’ordinador o l’inrevès?
  3. És la informació prou actual com per a ser-nos útil?
  4. Puc identificar situacions específiques en les que necessitaria aquesta informació? Si no podem identificar quan o com fariem servir la informació, és improbable que recordem que la tenim, a banda de la dificultat que tindriem de trobar-la més endavant.
  5. Hi ha alguna implicació fiscal o legal?

Si hem contestat que NO a totes aquestes situacions i, tot i aixì, sentin un no-se-què en desfer-nos d’aquest document, encara podem preguntar-nos: Què és el pitjor que podria passar si no tinguès aquesta informació?

Les amenaces del correu electrònic


L’ús quotidià del correu electrònic genera una falsa sensació de seguretat i cal tenir en compte les amenaces a les que podem estar exposats. Des dels enganys més vells, adoptats del tradicional correu postal, fins els més avançats i dissenyats expressament per la difusió a Internet.

Amb una mica de seny i informació, podem evitar caure de quatre potes en les malèvoles intencions d’uns poca-soltes:

1. El hoax: Un hoax és una falsa alarma distribuïda per correu electrònic en forma de cadena. És un missatge d’engany disfressat sota un text alarmant i en ocasions, fins i tot, catastròfic. Entre els més singulars i coneguts, es troben les velles cadenes de la sort que demanen es re-envïi un determinat missatge a 10, 20 o 30 persones, si és que volem evitar que la “mala sort” ens visiti. També funcionen amb èxit els supòsits que pronostiquen la “bona sort” transcorreguts 30 dies i desprès de no haver trencat la cadena.

2. Les falses alertes de virus: És un dels enganys més usuals i a l’hora eficaços. S’aprofiten de la omnipresència dels virus i del desconeixement general que pot tenir l’internauta. En molts casos es tracten de cadenes francament mal intencionades, que proposen prendre una sèrie de mesures per evitar l’atac de tal o qual virus. El resultat és que l’innocent internauta acaba eliminant de manera voluntària fitxers necessaris per el bon funcionament de l’ordinador i queda completament inutilitzat. A més a més, es pot agreujar quan l’usuari re-envia el missatge d’alerta a tota la llista dels seus contactes.

3. Els enganys piramidals: Hi han cadenes que garanteixen guanys econòmics de manera ràpida mitjançant un sistema piramidal. Es tracta d’apuntar-se en una llista i s’inclouen les dades bancàries. El receptor del missatge haurà d’ingressar petites quantitats en el compte dels tres o quatre primers integrants de la llista, i re-enviar el correu a 20 persones. Se suposa que, transcorregut un mes, haurà guanyat milers d’euros.

El que en realitat s’aconsegueix es caure en la vergonya més absoluta, perquè aquest és el mètode que fan servir els ciberpirates i hackers per fer-se amb les dades bancàries d’un bon grapat d’ingenus.

4. Els cibercaptaires: Una altra cadena relacionada amb el clima econòmic. Els cibercaptaires son persones que pengen una pàgina web en la que expliquen una història trista i demanen la col·laboració desinteressada dels internautes. En uns casos es tracten d’individus que volen pagar-se els estudis universitaris o donar la volta al món i demanen petites aportacions econòmiques. Fins i tot, hi han noies que subhasten la seva virginitat per pagar una operació de l’àvia, i a més a més, aconsegueixen uns minuts de glòria a la televisió. En molts casos, allò que s’explica al web pot ser cert, però molts, es tracten de poca-soltes que han trobat en la solidaritat de molts el viure sense treballar.

La poca-vergonya ha arribat a l’extrem d’obrir comptes en el moment oportú i demanar donacions pels damnificats en desastres naturals, des de les inundacions a la Nova Orleans, fins al darrer terratrèmol o tsunami. Les donacions són molt quantioses, però malauradament mai arriben a les víctimes, sinó a engruixir el compte del delinqüent.

5. Les cadenes solidàries: Com poc, es tracta dels pitjors enganys perqué són els més eficaços. Fan un clam als bons sentiments dels internautes i els demanen que divulguin la informació. Son cadenes que parlen de la terrible història d’un infant que necessita un cor, un gosset perdut durant les vacances, o nens i dones segrestats per xarxes internacionals… Es demana que es divulgui la informació per ajudar a trobar a la persona desapareguda i cents de milers d’internautes s’afanyen a re-enviar el missatge a tota la llista de contactes, personals, empresarials i comercials. En el fons, estan convençuts de realitzar una bona acció social. Ningú comprova en cap moment si aquest nen perdut o la dona segrestada existeixen de debò.

Com saber si el missatge de correu electrònic és un hoax?

En primer lloc, hi ha una pista inconfusible: és un missatge que ens envia un amic, però que està signat per algú a qui no coneixem de res o ni tan sols va signat. En qualsevol cas, el contingut del missatge és alarmant.

En segon lloc, o no aporta proves, o s’invoca a la autoritat de grans empreses, institucions científiques o universitats, però a la pàgina web d’aquestes institucions no apareix la informació a la qual es refereix el missatge.

I en tercer lloc, i segurament l’indici que ens hauria de fer sospitar, s’insisteix en que re-enviem el missatge a tota la llista dels nostres contactes. Fins i tot, molts d’aquests correus ens amenacen amb desgràcies i una condemna eterna si no divulguem el missatge.

Què pretén l’autor d’un hoax?

En els casos dels enganys piramidals, els humanitaris/solidaris i els cibercaptaires, clarament el que persegueix l’autor, és l’enriquiment econòmic.

En els altres casos, senzillament busca satisfer un ego malaltís. De fet, passarà hores enriulant-se mentre pensa en les conseqüències de la broma, i arribarà al grau més alt de satisfacció el dia que qualsevol amic li re-envïi la seva pròpia creació.

Finalment, en altres casos, si els missatges es re-envien sense amagar la identitat dels destinataris, els especialistes dels spams esperen aconseguir llargues bases de dades de correus electrònics que inundaran amb missatges no sol·licitats. I el pitjor, ho aconsegueixen amb la col·laboració entusiasta i desinteressada dels mateixos internautes.

Com podem lluitar contra els hoaxs?

El millor que podem fer és enviar el missatge a la paperera. Tampoc està de més informar-se del tema en llocs com ara http://rompecadenas.com.ar

D’altra banda, l’Associació d’Internautes ha creat AlertaBulos, un servei que permet conèixer els darrers enganys que circulen pel correu electrònic.

Font: http://www3.anaya.es/cgigeneral/newFichaProducto.pl?obrcod=2067852&id_sello_editorial_web=23&id_sello_VisualizarDatos=23