Toca cada document només una vegada


Toca cada document només una vegada.

Aquest és un gran truc d’administració del temps; tocar cada paper un sol cop.

Pren una decisió sobre el seu procés la primera vegada que el prens en les teves mans, o l’ arxives, o el llences. Si ho aconsegueixes, immediatament notaràs que el temps que dediques a cercar coses entre piles de papers disminueix considerablement.

Tip de Magazine Organizarte

L’e-document


El document electrònic és tota la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i de tractament diferenciat.

Les eines que fem servir per la seva gestió, han de garantir l’existència, l’origen, la integritat al llarg del temps i l’evidència jurídica en aquells casos que sigui necessari.

Si tenim en compte l’amplíssim ventall de formats existents que poden fer molt complicada la recuperació del contingut dels documents al llarg del temps, així com el conjunt de caràcters (code pages) relacionada amb el llenguatge, el programari i maquinari utilitzats, el més aconsellable és seguir una estratègia lligada a guardar e-documents en formats com més estàndards millor en cada moment, i disposar d’eines de migració/conversió certificades per poder anar actualitzant la informació perquè sigui accessible a mitjà i llarg termini, depenent del cicle de vida del document.

El valor jurídic

Els aspectes jurídics que ens permeten garantir l’evidència de l’e-document i amb el mateix valor que un document físic signat manualment, son:

  • La integritat de l’e-document: és una propietat del document que ens garanteix que no ha estat modificat respecte al seu contingut original.
  • Autenticació de l’e-document: és un control de seguretat informàtica que ens permet comprovar la identitat d’una persona que s’ha identificat prèviament, i que ens en garanteix l’origen. Els mecanismes d’autenticació es poden agrupar en aquests tres tipus:
    • Mecanismes que es basen en una dada coneguda per l’entitat: contrasenyes, números d’identificació d’entitats financeres…
    • Mecanismes que es basen en un element posseït per l’entitat: certificats electrònics, targetes amb banda magnètica…
    • Mecanismes que es basen en alguna característica fisica o del comportament de l’entitat, anomenats procediments basats en biometria: la geometria facial o l’emprenta dactilar…
  • Imputació de l’autoria de l’e-document: és un mecanisme que té la finalitat d’evitar que una persona pugui negar i repudiar que va produir o enviar un document o missatge.
  • El suport i la perdurabilitat de l’e-document: s’ha de guardar en alguna mena de suport, que és lògicament diferent del document mateix, i cal preservar-lo amb seguretat o el seu valor com a prova disminueix o desapareix.
  • Les còpies de l’e-document: el document original electrònic i les seves còpies han de ser indistingibles. Hi ha dues opcions: còpia simple informativa i còpia autèntica electrònica des de paper (compulsa) o des de format electrònic.
  • Els efectes i la prova de l’e-document: els efectes dels documents electrònics queden condicionats a la seva verificació, en especial de la signatura, i posterior acceptació del destinari.
  • La preservació de l’e-document: permet determinar el responsable de les manifestacions de voluntat i altres actes jurídics emesos, així com disposar d’una prova judicial equivalent a la prova documental del món físic, mitjançant l’obtenció, emmagatzematge, divulgació i comprovació d’evidències irrefutables (servei d’evidència electrònica)

 La confidencialitat dels e-documents

Els mecanismes pels quals es garanteix que el contingut del document no sigui visible per altres usuaris, s’implementa des de dos vessants: gestió d’usuaris i permisos d’accés a la informació, i els mecanismes d’encriptació/xifratge de la informació en format electrònic.

Per al xifratge de la informació s’utilitzen solucions de maquinari o programari que codifiquen, de forma automàtica, tota la informació continguda a l’històric d’e-documents, de tal manera que només és accessible mitjançant les aplicacions homologades i que estan sota el control dels responsables del servei.

També s’ha d’implantar una eina que vetlli per la bona salut del sistema enfront de possibles infeccions de virus informàtics, o sigui que el sistema ha d’estar dotat d’una bona solució d’antivirus.

 La normativa

Llei 59/2003 de Signatura electrònica

Article 3. Signatura electrònica i documents signats electrònicament.

  • La signatura electrònica és el conjunt de dades en format electrònic, consignats juntament a altres o associats amb ells, que poden ser utilitzats com a mitjà d’identificació del signant.
  • La signatura electrònica avançada és la signatura electrponica que permet identificar el signant i detectar qualsevol canvi posterior de les dades signades…
  • Es considera signatura electrònica reconeguda la signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i generada mitjançant un dispositiu segur de creació de signatura.
  • La signatura electrònica reconeguda tindrà respecte de les dades consignades en format electrònic, el mateix valor que la signatura manuscrita en relació amb les consignades en paper.

Llei 56/2007 de Mesures d’Impuls a la Societat de la Informació:

  • En matèria de facturació electrònica, l’article 1 estableix l’obligatorietat de l’ús de la factura electrònica en el marc de la contractació amb el sector públic estatal en els termes que ees precisen a la llei reguladora de contractes del sector públic, defineix el concepte legal de factura electrònica i preveu actuacions de complement i per aprofundir en l’ús de mitjans electrònics en els processos de contractació.
  • S’estableix l’obligació de les empreses de determinats sectors, amb especial incidència en l’activitat econòmica (entre d’altres, companyies dedicades al subministrament d’electricitat, aigua i gas, telecomunicacions, entitats financeres, asseguradores, grans superfícies, transports i agències de viatges), de facilitar un mitjà d’interlocució telemàtic als usuaris dels seus serveis que compten amb certificats reconeguts de signatura electrònica.

Llei 11/2007 d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics:

  • El servei al ciutadà exigeix consagrar el seu dret a comunicar-se amb les administracions per mitjans electrònics. La contrapartida d’aquest dret és l’obligació de les administracions de dotar-se dels mitjans i sistemes electrónics perquè aquest dret pugui exercir-se.

Llei 30/2007 de Contractes del Sector Públic

  • Disposició addicional dinovena. Ús de mitjans electrónics, informàtics i telemàtics en els procediments regulats en la llei.
  • Els mitjans electrònics, informàtics i telemàtics utilitzables hauran de ser no discriminatoris, estar a disposició del públic i ser compatibles amb les tecnologies de la informació i de la comunicació d’ús general.

 Font: www.cambrabcn.org

Idees per l’arxiu del e-correu i altres documents


Aquests dies m’ha impressionat veure una safata d’entrada de correu electrònic amb més de 9.400 missatges… NOU MIL !!!

L’ advocada  ha pogut veure la meva cara d’incredulitat… “és que els guardo com a prova” ha provat d’explicar-se.

Intento d’entendre-ho: Molts som conscients de la importància del correu electrònic, i més en l’àmbit professional ja que ha deixat de ser un simple suport per a l’enviament d’informació i s’ha convertit en una eina per compartir informació, comunicar desicions, bescanviar dades de clients i col·laboradors, remetre documents de treball i un llarg etc.

Però…

Imagineu la bústia de casa vostra. L’obriu i recolliu el correu postal: avui poques cartes, moltes factures, uns quants fulletons de propaganda de la pizzeria, del xinès, de la ferreteria… (vaja! de postals fa temps que no en rebem cap).  Esparraqueu els sobres i treieu els documents per fer-ne la lectura i… tot seguit, els torneu a posar dins els sobres i tot el feix de papers el torneu a ficar dins la bústia. I així l’endemà, i l’altre, i l’altre…

No ho feu pas això, oi? Estic segura que deixeu la bústia buida i que la propaganda ja no puja a casa vostra, sinó que la tireu directament a la paperera al costat de l’ascensor. Un cop a casa, llenceu els sobres i deseu o arxiveu els documents al lloc que li corresponen. Si?

Doncs… Per què no seguim una pauta similar amb el correu electrònic?

Potser no creiem important una bona gestió del e-correu? o és que no hem sabut establir unes pautes per enviar, gestionar i preservar la informació que conténen els e-correus?

En aquest sentit, és molt important determinar quins missatges hem de conservar perquè estan relacionats directament amb un assumpte del despatx i serveixen per documentar les activitats i operacions i evitar guardar els missatges utilitzats per remetre comunicacions informals o informacions transitòries o dels quals nomès ens interessa guardar el document adjunt que conté.

Les bones pràctiques en l’ús del correu electrònic recomanen:

  1. Utilitzar la línia d’ “Assumpte” per descriure amb claretat i concisió el tema del missatge. Altrament dit, “hola” no és text per un assumpte.
  2. Remetre un únic missatge per assumpte. Si tenim moltes coses a dir al mateix destinatari, millor enviar tants mails com assumptes a tractar.
  3. Respondre un mail conservant el text de l’anterior missatge per tal de facilitar al destinatari el contingut del missatge original.
  4. Utilitzar la llibreta d’adreces per emplenar el contingut del camp “Per a”. D’aquesta manera, apareix automàticament el nom del destinatari a la safata d’elements enviats i es poden localitzar més fàcilment.
  5. Organitzar els missatges de la safata d’entrada en diferents carpetes seguint un criteri lògic, senzill i uniforme. Evitem així tenir una safata d’entrada plena de missatges referits a molts i diferents temes.
  6. Aplicar regles de missatge: aquèlles accions que es basen en alguna de les propietats del missatge per filtrar mails, guardar-los en subcarpetes específiques, reenviar-los a una tercera persona, etc.
  7. Si un missatge només te una informació puntual (convocatòria de reunió, cita personal, dades de contacte…) anotar aquesta informació on correspon (agenda, base de dades…) i eliminar el missatge.
  8. Si d’un missatge no interessa el seu contingut, sinó únicament el document adjunt, guardar aquest document a la carpeta que li correspon de l’ordinador personal o del servidor local i eliminar el missatge.
  9. Establir un sistema d’emmagatzamatge dels missatges electrònics (dins la xarxa local o en suport extern) quan ja no es necessitin per la gestió diària perquè un assumpte específic ja està arxivat o conclús o perquè ha transcorregut un periode de temps determinat)

El mètode TRAF

Hi ha diversos mètodes per a facilitar el maneig d’informació. Un exemple és el mètode TRAF (acrònim de les inicials en anglès de les quatre accions bàsiques en què consisteix), i que justament té com a objectiu optimitzar el “TRÀFic” d’informació que passa per davant nostre.

Aquest senzill mètode comença per identificar les principals àrees d’interès de l’individu en el moment present i proposa dur a terme només una de les quatre possibles accions, cada vegada que rebem un input d’informació:

  • Tirar (toss): Tirar a la paperera l’input si no està directament relacionat amb una de les àrees d’interès actual. Es tracta, doncs, de renunciar a la tendència natural a acumular informació “per si cas”, que es transforma normalment en munts de papers o documents digitals que, en no estar convenientment organitzats i classificats, resulten totalment introbables quan realment es necessiten.
  • Remetre (refer): Remetre la informació rebuda a qui considerem que li pugui interessar dins el nostre entorn. Aquest, al seu torn, ja determinarà què pot fer amb l’input remès i eliminar seguidament el missatge.
  • Actuar (act): Actuar sobre la informació rebuda que es relaciona directament amb les àrees d’interès en què estem treballant actualment. Òbviament, això no significa que deixem de fer el que estàvem fent quan vam rebre aquest missatge, sinó que es tracta de posar el missatge rebut en una safata prioritària destinada a allò que requereix la nostra atenció a curt termini.
  • Arxivar (file): Arxivar tots els inputs que resulten rellevants per a alguna de les nostres àrees d’interès. Així mateix, perquè aquest arxiu resulti útil, s’ha de basar en una classificació ben organitzada i depurar-ne el contingut amb regularitat (res no s’ha d’arxivar a perpetuïtat).

L’art de la paperera

Si heu estat prou atents, haureu comprovat que moltes de les recomanacions passen per eliminar l’input, sigui missatge e-correu o document. Sovint guardem documents i/o diverses informacions tant en paper com digitals a dojo i, més que aconsseguir un arxiu ben documentat i de profit, el que tenim és un magatzem caòtic.

Per determinar si necessitem guardar un document, podem fer-nos aquestes preguntes:

  1. Requereix cap acció per la meva part? Si la resposta es no, arxivem-lo o tirem-lo immediatament.
  2. Seria difícil obtenir aquesta informació altra vegada? El tenim a l’ordinador o a Internet? Tenim l’orginal en un altre lloc? És necessari mantenir una còpia impresa si ja la tenim a l’ordinador o l’inrevès?
  3. És la informació prou actual com per a ser-nos útil?
  4. Puc identificar situacions específiques en les que necessitaria aquesta informació? Si no podem identificar quan o com fariem servir la informació, és improbable que recordem que la tenim, a banda de la dificultat que tindriem de trobar-la més endavant.
  5. Hi ha alguna implicació fiscal o legal?

Si hem contestat que NO a totes aquestes situacions i, tot i aixì, sentin un no-se-què en desfer-nos d’aquest document, encara podem preguntar-nos: Què és el pitjor que podria passar si no tinguès aquesta informació?