Toca cada document només una vegada


Toca cada document només una vegada.

Aquest és un gran truc d’administració del temps; tocar cada paper un sol cop.

Pren una decisió sobre el seu procés la primera vegada que el prens en les teves mans, o l’ arxives, o el llences. Si ho aconsegueixes, immediatament notaràs que el temps que dediques a cercar coses entre piles de papers disminueix considerablement.

Tip de Magazine Organizarte

L’assumpte de l’e-mail


Prestar una especial atenció a “l’assumpte” del e-mail és fonamental. I es que és l’única manera que tenim de comunicar de la importància o del significat del missatge i sense obligar al destinatari a obrir-lo.

Un assumpte no encertat és el detonant d’altres problemes que molts sufrim en el e-correu. Per exemple, podem prioritzar uns e-correus que podrien esperar, ens pot confondre, desorganitzar-nos i, el pitjor, crear frustació i irritació.

Tipus d’assumpte que cal evitar:

Tant a nivell particular com a nivell d’empresa, un mal assumpte es pot convertir en una bola de neu. La precipitació i la despreocupació, potser la ignorància, ens pot portar a caure en diferents estils de mala redacció:

  • Una sola paraula: Coses com “Hola”, “Salutacions” o “Consulta”, no diuen absolutament res al destinatari. És un tipus d’assumpte nul; tant pot venir d’un enllaç pueril recomanat de diferents plataformes de xarxes com d’una inspecció d’extrema importància.
  • Una frase sense precisió: Frases com “Canvis d’última hora” exclouen detalls clau del missatge que dónen sentit per a interpretar l’assumpte. Condueix a la confusió i la obligació d’obrir el e-mail per comprovar de què va exactament.
  • Reclams amb engany: “ATENCIÓ!, has de veure això”. A més a més de caure en la imprecisió, trasllada una urgència amb les majúscules i exclamacions. Un símptoma de que aquest missatge, ni és important ni urgent. Però la curiositat, superior a la inteligència, ens ho fa obrir.
  • Assumpte buit: Remetre un assumpte en blanc, sense res escrit, és com dir al nostre destinatari: “no m’importa gens el teu temps, ni les teves prioritats ni la teva organització”. Un menyspreu terrible!

Millorar la redacció de l’Assumpte

L’assumpte és gairebé la part més importat d’un missatge. Invertim un temps en redactar més o menys bé el cos del missatge, el que volem dir o demanar al destinatari. Però a l’hora d’escriure l’Assumpte ho fem com si enganxèssim un segell, de mala manera i sense prestar-hi atenció.

Amb sentit comú i unes petites pautes, podem millorar la redacció dels nostres “Assumptes”:

  1. Escriure’l al final, desprès d’haver redactat primer el Cos del missatge. Això ens ajudarà a sintetitzar millor el que volem dir.
  2. PENSAR abans de redactar-lo. Cinc o deu segons son suficients per a escollir millor les paraules i ser clar.
  3. Incloure les dues o tres paraules clau en una frase clara i inteligible.
  4. Rellegir-lo abans de remetre’l i preguntar-nos si tal i com està entenem nosaltres mateixos el que hi ha dins el cos.
  5. Si treballem conjuntament amb un equip i/o col·laboradors, podem acordar “paraules clau” per a interpretar millor cada missatge que ens enviem entre nosaltres.

En la comunicació escrita, i quan hom pot rebre molta e-correspondència, sempre s’agraeix la deferència, el to i l’atenció. Sens dubte, un valor afegit de gran qualitat!

Font: ThinkWasabi

Idees per l’arxiu del e-correu i altres documents


Aquests dies m’ha impressionat veure una safata d’entrada de correu electrònic amb més de 9.400 missatges… NOU MIL !!!

L’ advocada  ha pogut veure la meva cara d’incredulitat… “és que els guardo com a prova” ha provat d’explicar-se.

Intento d’entendre-ho: Molts som conscients de la importància del correu electrònic, i més en l’àmbit professional ja que ha deixat de ser un simple suport per a l’enviament d’informació i s’ha convertit en una eina per compartir informació, comunicar desicions, bescanviar dades de clients i col·laboradors, remetre documents de treball i un llarg etc.

Però…

Imagineu la bústia de casa vostra. L’obriu i recolliu el correu postal: avui poques cartes, moltes factures, uns quants fulletons de propaganda de la pizzeria, del xinès, de la ferreteria… (vaja! de postals fa temps que no en rebem cap).  Esparraqueu els sobres i treieu els documents per fer-ne la lectura i… tot seguit, els torneu a posar dins els sobres i tot el feix de papers el torneu a ficar dins la bústia. I així l’endemà, i l’altre, i l’altre…

No ho feu pas això, oi? Estic segura que deixeu la bústia buida i que la propaganda ja no puja a casa vostra, sinó que la tireu directament a la paperera al costat de l’ascensor. Un cop a casa, llenceu els sobres i deseu o arxiveu els documents al lloc que li corresponen. Si?

Doncs… Per què no seguim una pauta similar amb el correu electrònic?

Potser no creiem important una bona gestió del e-correu? o és que no hem sabut establir unes pautes per enviar, gestionar i preservar la informació que conténen els e-correus?

En aquest sentit, és molt important determinar quins missatges hem de conservar perquè estan relacionats directament amb un assumpte del despatx i serveixen per documentar les activitats i operacions i evitar guardar els missatges utilitzats per remetre comunicacions informals o informacions transitòries o dels quals nomès ens interessa guardar el document adjunt que conté.

Les bones pràctiques en l’ús del correu electrònic recomanen:

  1. Utilitzar la línia d’ “Assumpte” per descriure amb claretat i concisió el tema del missatge. Altrament dit, “hola” no és text per un assumpte.
  2. Remetre un únic missatge per assumpte. Si tenim moltes coses a dir al mateix destinatari, millor enviar tants mails com assumptes a tractar.
  3. Respondre un mail conservant el text de l’anterior missatge per tal de facilitar al destinatari el contingut del missatge original.
  4. Utilitzar la llibreta d’adreces per emplenar el contingut del camp “Per a”. D’aquesta manera, apareix automàticament el nom del destinatari a la safata d’elements enviats i es poden localitzar més fàcilment.
  5. Organitzar els missatges de la safata d’entrada en diferents carpetes seguint un criteri lògic, senzill i uniforme. Evitem així tenir una safata d’entrada plena de missatges referits a molts i diferents temes.
  6. Aplicar regles de missatge: aquèlles accions que es basen en alguna de les propietats del missatge per filtrar mails, guardar-los en subcarpetes específiques, reenviar-los a una tercera persona, etc.
  7. Si un missatge només te una informació puntual (convocatòria de reunió, cita personal, dades de contacte…) anotar aquesta informació on correspon (agenda, base de dades…) i eliminar el missatge.
  8. Si d’un missatge no interessa el seu contingut, sinó únicament el document adjunt, guardar aquest document a la carpeta que li correspon de l’ordinador personal o del servidor local i eliminar el missatge.
  9. Establir un sistema d’emmagatzamatge dels missatges electrònics (dins la xarxa local o en suport extern) quan ja no es necessitin per la gestió diària perquè un assumpte específic ja està arxivat o conclús o perquè ha transcorregut un periode de temps determinat)

El mètode TRAF

Hi ha diversos mètodes per a facilitar el maneig d’informació. Un exemple és el mètode TRAF (acrònim de les inicials en anglès de les quatre accions bàsiques en què consisteix), i que justament té com a objectiu optimitzar el “TRÀFic” d’informació que passa per davant nostre.

Aquest senzill mètode comença per identificar les principals àrees d’interès de l’individu en el moment present i proposa dur a terme només una de les quatre possibles accions, cada vegada que rebem un input d’informació:

  • Tirar (toss): Tirar a la paperera l’input si no està directament relacionat amb una de les àrees d’interès actual. Es tracta, doncs, de renunciar a la tendència natural a acumular informació “per si cas”, que es transforma normalment en munts de papers o documents digitals que, en no estar convenientment organitzats i classificats, resulten totalment introbables quan realment es necessiten.
  • Remetre (refer): Remetre la informació rebuda a qui considerem que li pugui interessar dins el nostre entorn. Aquest, al seu torn, ja determinarà què pot fer amb l’input remès i eliminar seguidament el missatge.
  • Actuar (act): Actuar sobre la informació rebuda que es relaciona directament amb les àrees d’interès en què estem treballant actualment. Òbviament, això no significa que deixem de fer el que estàvem fent quan vam rebre aquest missatge, sinó que es tracta de posar el missatge rebut en una safata prioritària destinada a allò que requereix la nostra atenció a curt termini.
  • Arxivar (file): Arxivar tots els inputs que resulten rellevants per a alguna de les nostres àrees d’interès. Així mateix, perquè aquest arxiu resulti útil, s’ha de basar en una classificació ben organitzada i depurar-ne el contingut amb regularitat (res no s’ha d’arxivar a perpetuïtat).

L’art de la paperera

Si heu estat prou atents, haureu comprovat que moltes de les recomanacions passen per eliminar l’input, sigui missatge e-correu o document. Sovint guardem documents i/o diverses informacions tant en paper com digitals a dojo i, més que aconsseguir un arxiu ben documentat i de profit, el que tenim és un magatzem caòtic.

Per determinar si necessitem guardar un document, podem fer-nos aquestes preguntes:

  1. Requereix cap acció per la meva part? Si la resposta es no, arxivem-lo o tirem-lo immediatament.
  2. Seria difícil obtenir aquesta informació altra vegada? El tenim a l’ordinador o a Internet? Tenim l’orginal en un altre lloc? És necessari mantenir una còpia impresa si ja la tenim a l’ordinador o l’inrevès?
  3. És la informació prou actual com per a ser-nos útil?
  4. Puc identificar situacions específiques en les que necessitaria aquesta informació? Si no podem identificar quan o com fariem servir la informació, és improbable que recordem que la tenim, a banda de la dificultat que tindriem de trobar-la més endavant.
  5. Hi ha alguna implicació fiscal o legal?

Si hem contestat que NO a totes aquestes situacions i, tot i aixì, sentin un no-se-què en desfer-nos d’aquest document, encara podem preguntar-nos: Què és el pitjor que podria passar si no tinguès aquesta informació?