Pomodoro: Un mètode sobre la gestió del temps


Per a moltes persones, el temps és un gran enemic. L’ansietat que produeix les manetes del rellotge, especialment quan tenim un termini de lliurament, ens pot conduir a incrementar les hores de dedicació d’una manera ineficient i desesperadament ineficaces, amb la conseqüència de presentar un treball molt per sota de les nostres perspectives, generant-nos frustració.

La tècnica Pomodoro és un mètode d’administració del temps que podem fer servir en qualsevol tasca o treball.

L’objectiu de la tècnica Pomodoro és usar el temps com un valuós aliat per aconseguir el nostre objectiu i millorar la manera en que treballem.

Com funciona?

Bàsicament, és dividir el nostre temps de treball en blocs. Treballem molt concentrats durant 25 minuts, i en descansem 5. Cada bloc de 25 minuts (i els seus breaks), és a dir, cada 2 hores, ens prenem un descans més dilatat.

En aquests 25 minuts, hem de treballar de manera ininterrompuda, sense descansos i concentrats en la tasca.

En els 5 minuts de descans, hem de fer qualsevol altra cosa, excepte pensar en la tasca, parlar-ne’n o fer qualsevol cosa relacionada amb el treball.

Així doncs, resumim en cinc passes la tècnica per a implementar-la:

  1. Decidir la tasca a realitzar.
  2. Posar el pomodoro (el rellotge o cronòmetre) a 25 minuts.
  3. Treballar en la tasca fins que sóni el rellote.
  4. Prendre una pausa de 5 minuts.
  5. Cada quatre pomodoros prendre una pausa més llarga, de 15 a 20 minuts.

Per a conèixer millor aquesta tècnica i esprémer les seves possibilitats, recomano visiti els següents llocs web.

El FAX, està obsolet?


En l’actualitat l’ús del fax disminueix en favor d’internet i el correu electrònic (per a què imprimir i enviar per fax un document, si el fitxer es pot enviar com a arxiu adjunt?).

Però, tot i així, són moltes les companyies que encara mantenen serveis de fax i, emprenedors i petites empreses, sovint es troben amb l’urgència d’aquest servei.

És àmpliament usat en sanitat i l’advocacia (amb legions d’expedients encara en paper), finances, les companyies d’assegurances i administradors de finques (propostes, parts amistosos d’accidents, factures, notes a mà d’inspectors i perits…) entre d’altres.

Al fax se li concedeix valor legal i presenta l’avantatge de no ser crackeable.

Amb l’ànim d’il·lustrar una mica més aquesta entrada, us deixo amb uns enllaços força interessants respecte a l’ús del fax:

Toca cada document només una vegada


Toca cada document només una vegada.

Aquest és un gran truc d’administració del temps; tocar cada paper un sol cop.

Pren una decisió sobre el seu procés la primera vegada que el prens en les teves mans, o l’ arxives, o el llences. Si ho aconsegueixes, immediatament notaràs que el temps que dediques a cercar coses entre piles de papers disminueix considerablement.

Tip de Magazine Organizarte

Textos per a felicitar el Nadal als nostres clients i col·laboradors


Felicitar el Nadal als nostres clients i col·laboradors és una oportunitat més per acostar-nos de manera franca i amigable i mostrar-los també el nostre agraïment.

Segons el grau de proximitat i d’inspiració, podem triar d’entre aquest recull de textos de felicitacions de Nadal el  més adient per escriure les nostres targetes:

1. Bon any 2012

2. Bon Nadal

3. Bon Nadal i bon any nou.

4. Bon Nadal i bon any 2012

5. Bon Nadal i molts d’anys

6. Bones festes i bon 2012

7. De tot cor, us desitgem que passeu unes bones festes de Nadal i de Cap d’any.

8. Des de “any inici empresa” cada Nadal amb vosaltres.

9. La direcció de l’empresa, “nom“, us desitja un any 2012 ple de ventura, pau i prosperitat.

10. Esperem que durant l’any 2012 s’acompleixin tots els vostres desitjos. El nostre és que ….. (indicar valors de l’associació ). “nom de l’associació” us desitja bones festes. 

11. Us desitgem unes bones festes de Nadal. Esperem gaudir de la vostra col·laboració durant molts anys més. Junts farem un 2012 molt venturós.

12. La gent de “nom de l’empresa” us desitja unes bones festes de Nadal i que l’any nou sigui venturós per a tothom.

13. “Nom de l’empresa” us desitja bon Nadal.

14. Molts d’anys amb salut i felicitat! Gràcies per donar suport al nostre projecte amb il·lusió i confiança.

15. Nadal és temps de bons auguris, de bons propòsits i, sobretot, d’alegria. A “nom de l’empresa” volem que les vostres il·lusions es facin realitat. Bon any 2012

16. Molts d’anys i bon Nadal 2012

17. Molts d’anys i bones festes.

18. Molts d’anys i bons.

19. Nadal és temps de retrobaments i celebracions amb les persones que més estimem. Desitjem que també sigui de reflexió, de pau i de solidaritat per a tothom, per aconseguir un any nou ple de benaurances.

20. Per un any nou ple de pau, amor i prosperitat.

21. Per un futur ple de felicitat i prosperitat.

22. Per un venturós 2012

23. Que la força i constància d’aquests anys de treball compartit amb tots vosaltres il·lumini el nostre camí. “Nom de l’empresa” us desitja bon Nadal.

24. Que l’any nou 2012 sigui venturós per a tothom.

25. Que pugueu gaudir de les festes de Nadal amb les persones que més estimeu i que tingueu un any nou molt venturós.

26. Rebeu els nostres millors desitjos per a aquestes festes, amb l’esperança que tots puguem gaudir d’un any 2012 ple de pau i felicitat.

27. Rebeu els nostres millors desitjos per a aquestes festes de Nadal i l’any nou que s’acosta.

28. Rebeu els nostres millors desitjos per al proper any 2012

29. Salut, prosperitat i amor per a tothom!

30. Tot l’equip de “nom de l’empresa” us desitja unes bones festes de Nadal i un venturós any 2012

31. Una vegada més gràcies per la confiança que teniu en nosaltres. Amb els nostres millors desitjos, molts d’anys!

32. Us desitgem bon Nadal i un any nou ple de pau i prosperitat.

33. Us desitgem pau i felicitat.

34. Us desitgem que passeu un bon Nadal i que l’any nou us sigui pròsper i ple de felicitat.

35. Us desitgem que pugueu gaudir d’unes festes de Nadal entranyables i un any nou ple de salut, pau, goig i prosperitat per a tothom.

36. Us desitgem unes bones festes nadalenques. Tots junts farem del 2012 un any millor.

37. Volem desitjar-vos que passeu unes bones festes i que l’any que ve sigui un any de pau i prosperitat.

38. Volem fer-vos arribar el nostre desitg: que durant tot l’any hi hagi pau; que durant tot l’any hi hagi amor; que durant tot l’any siguem solidaris; que durant tot l’any la gent segui feliç…, que durant tot l’any sigui Nadal!

 

Font: Consorci per al Foment de la Llengua Catalana (Cofuc)

 

L’assumpte de l’e-mail


Prestar una especial atenció a “l’assumpte” del e-mail és fonamental. I es que és l’única manera que tenim de comunicar de la importància o del significat del missatge i sense obligar al destinatari a obrir-lo.

Un assumpte no encertat és el detonant d’altres problemes que molts sufrim en el e-correu. Per exemple, podem prioritzar uns e-correus que podrien esperar, ens pot confondre, desorganitzar-nos i, el pitjor, crear frustació i irritació.

Tipus d’assumpte que cal evitar:

Tant a nivell particular com a nivell d’empresa, un mal assumpte es pot convertir en una bola de neu. La precipitació i la despreocupació, potser la ignorància, ens pot portar a caure en diferents estils de mala redacció:

  • Una sola paraula: Coses com “Hola”, “Salutacions” o “Consulta”, no diuen absolutament res al destinatari. És un tipus d’assumpte nul; tant pot venir d’un enllaç pueril recomanat de diferents plataformes de xarxes com d’una inspecció d’extrema importància.
  • Una frase sense precisió: Frases com “Canvis d’última hora” exclouen detalls clau del missatge que dónen sentit per a interpretar l’assumpte. Condueix a la confusió i la obligació d’obrir el e-mail per comprovar de què va exactament.
  • Reclams amb engany: “ATENCIÓ!, has de veure això”. A més a més de caure en la imprecisió, trasllada una urgència amb les majúscules i exclamacions. Un símptoma de que aquest missatge, ni és important ni urgent. Però la curiositat, superior a la inteligència, ens ho fa obrir.
  • Assumpte buit: Remetre un assumpte en blanc, sense res escrit, és com dir al nostre destinatari: “no m’importa gens el teu temps, ni les teves prioritats ni la teva organització”. Un menyspreu terrible!

Millorar la redacció de l’Assumpte

L’assumpte és gairebé la part més importat d’un missatge. Invertim un temps en redactar més o menys bé el cos del missatge, el que volem dir o demanar al destinatari. Però a l’hora d’escriure l’Assumpte ho fem com si enganxèssim un segell, de mala manera i sense prestar-hi atenció.

Amb sentit comú i unes petites pautes, podem millorar la redacció dels nostres “Assumptes”:

  1. Escriure’l al final, desprès d’haver redactat primer el Cos del missatge. Això ens ajudarà a sintetitzar millor el que volem dir.
  2. PENSAR abans de redactar-lo. Cinc o deu segons son suficients per a escollir millor les paraules i ser clar.
  3. Incloure les dues o tres paraules clau en una frase clara i inteligible.
  4. Rellegir-lo abans de remetre’l i preguntar-nos si tal i com està entenem nosaltres mateixos el que hi ha dins el cos.
  5. Si treballem conjuntament amb un equip i/o col·laboradors, podem acordar “paraules clau” per a interpretar millor cada missatge que ens enviem entre nosaltres.

En la comunicació escrita, i quan hom pot rebre molta e-correspondència, sempre s’agraeix la deferència, el to i l’atenció. Sens dubte, un valor afegit de gran qualitat!

Font: ThinkWasabi

La carta


La carta és una comunicació escrita de caràcter interpersonal de contingut general, no prevista en la tramitació d’un procediment administratiu.

La carta pot tractar de més d’un tema, i aquests poden ser molt variats segon si es tracta de relacions personals, comercials o administratives. Les breus explicacions que tot seguit s’exposen afecten principalment, però no exclusivament, les cartes pròpies de la relació administrativa.

Com a principi general, la redacció administrativa ha de ser clara, rigorosa i concisa. Així, per aconseguir aquests propòsits cal partir d’una estructuració lògica del text en què, per mitjà de paràgrafs breus i separats, es distingeixen els tres grans blocs d’informació: presentació, desenvolupament i conclusió.

Això vol dir, doncs, que abans de començar a redactar una carta, cal seleccionar la informació que ha d’incloure. Un cop seleccionada i organitzada en blocs homogenis, cal triar aquells recursos de la llengua que faciliten la simplificació i la precisió de la redacció. Així sempre que sigui possible, cal mantenir l’ordre lògic de la frase (subjecte-verb-complements), cal usar els mots o els termes adequats al nivell de precisió i cal fer frases curtes i ben puntuades.

Destinació

Els destinataris d’una carta tant poden ser particulars com institucions o organitzacions. Aquests destinataris es poden identificar de manera completa o reduïda.

Quan els destinataris s’identifiquen de manera completa, la informació és la mateixa que apareix en una adreça d’un sobre i és convenient que ocupi 5 línies com a màxim.

Quan per qüestió d’espai la informació es redueix al mínim que ens permet identificar amb facilitat la persona destinatària, només s’hi fan constar el nom i el càrrec o el nom i la localitat, normalment al marge superior esquerre de la carta.

Salutació

Cal ajustar la fórmula de salutació al to de la relació que s’expressi en el cos de la carta. Les fórmules més habituals són les següents:

Distingit senyor, distingida senyora. És adequada per a comunicacions solemnes i de màxima consideració.

Senyor, senyora. És la més general i a la vegada és respectuosa i atenta.

Benvolgut amic, benvolguda amiga. És una salutació adequada per a situacions de franquesa i cordialitat.

Cos

A part dels criteris generals de redacció expressats i com a tret que afecta tot el text de la carta, convé recordar que des del primer moment cal definir el to de relació entre els comunicants. Aquest to, que sempre s’ha de moure en un nivell de formalitat, pot ser solemne, respectuós o cordial.

Pel que fa als tractaments personals, cal distingir l’emissor del receptor. Per a l’emissor podem triar entre la  primera persona del singular o la del plural. Si el to ha de ser més directe i personal, cal escriure en primera persona del singular.

Pel que fa al receptor, la forma preferent és el tractament de vós. El tractament de tu només és adequat en casos de gran amistat i confiança mútua.

Comiat

El comiat, com la fórmula de salutació, també presenta un seguit de variants. Cal que hi hagi, però, un correlació entre la fórmula de salutació i la de comiat, que a la vegada han de ser adequades al to general del document.

Entre les possibles fórmules de comiat, es destaquen les següents, ordenades de màxima a mínima cortesia, que duen al final el signe de puntuació que s’indica:

Us saludo/em amb respecte.

Aprofito/em aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament.

Atentament,

Ben atentament,

Cordialment,

Una salutació cordial,

Ben cordialment,

Signatura

L’estructura més habitual de la signatura d’aquest document és la següent:

  • rúbrica
  • nom i cognoms
  • càrrec

La carta, com que és un document interpersonal, dóna preferència a la persona i el càrrec se situa en aposició, en darrer lloc, i, per tant, no s’ha d’introduir per mitjà de l’article determinat.

Datació

Si el paper de carta du impresa l’adreça i la localitat ja hi figura, se’n pot prescindir i la datació es pot reduir a expressar el dia, el mes i l’any. Si no és així, cal indicar primer la localitat i després d’una coma, la data.

La carta té un sistema de datació doble pel que fa a l’emissió. Des d’un punt de vista formal, però, la data que cal tenir en compte és la del registre de sortida.

Informació ocasional

Fora del cos de la carta també hi ha la possibilitat d’afegir al peu de l’escrit informacions addicionals, com poden ser les referències a documents, annexos, etc. Normalment aquestes informacions s’introdueixen per mitjà de les sigles PD (post data: després de la data) o PS (post sriptum: després de l’escrit)

Identificació de l’organisme

Pel que fa a la resta d’elements que configuren el disseny gràfic de la carta (amplada de marges, situació del logotip i de l’adreça, etc), atès que afecta tota la documentació d’un organisme, cal seguir les normes o els programes de cada institució.

 

Estructura de la carta

 

Font: Direcció General de Política Lingüística-Generalitat de Catalunya

 

el Saluda


El “Saluda” és un escrit breu que s’usa per a transmetre notificacions, invitacions, felicitacions i, en general, qualsevol tipus de comunicació de caràcter cerimoniós.

A efectes pràctics, se sol fer servir el paper tipus DIN A4, tot i que, tradicionalment s’ha d’usar paper de mida quartilla, de molt bona qualitat i de color blanc, marfil o gris pàl·lid.

Aquest escrit, té certes particularitats que el distingeixen d’altres tipus de comunicats usuals en el món empresarial:

  • No va signat per a la persona que el remet.
  • La redacció és en tercera persona.
  • No figura l’adreça del destinatari.
  • Té un format establert.

A la capçalera hi ha d’anar el càrrec o el nom complert de la persona que el remet i, tot seguit ha de figurar la paraula “SALUDA”, centrada i destacada amb una lletra de mida més gran que la resta del text i, en molts casos, de diferent tipus.

En el cos del document, escriurem el nom de la persona a qui va adreçat, també centrat i diferenciat. Tot seguit, s’exposa el motiu de la comunicació.

El tancarem amb el nom i cognoms del remitent i una frase cortès, del tipus “i aprofita l’avinentesa per oferir-li la seva consideració més distingida”. Finalment, hi escriurem la localitat i la data.

Al peu de l’escrit, indicarem els telèfons on poden confirmar l’assistència i, si s’escau, la etiqueta que s’exigeix en el vestit, com ara vestit fosc, de jaqué o còctel.

Personalment, el “Saluda” m’agrada especialment perquè resulta molt pràctic a tots els efectes i el recomano per altres tipus de comunicats com ara de reclamació d’honoraris o canvis de dades de contacte, com de números de telèfon i adreces professionals. El seu text breu i concís, no permet cap mena de dubte i, com que no necessita la signatura de qui ho remet, resulta molt còmode tant per el/la professional com per el seu secretari o secretària en avançar la tasca.

Model de SALUDA